Integracja z KSeF — faktury sprzedażowe i zakupowe

Krajowy System e-Faktur nie jest już wyborem. Od 1 lutego 2026 obowiązuje największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 — pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze firmy, wystawiające miesięcznie faktury poniżej 10 000 zł, mają odroczenie wystawiania do 1 stycznia 2027 — ale odbierać faktury w KSeF muszą już teraz.

To ostatnie zdanie jest w gastronomii ważniejsze od pierwszego. Restauracja wystawia niewiele faktur — za to dostaje ich dziesiątki miesięcznie, od każdego dostawcy.

Dwustronna, czyli w obie strony

Większość integracji z KSeF kończy się na wysyłaniu. ABS POS obsługuje oba kierunki, bo dopiero drugi z nich realnie zmienia pracę w lokalu.

Wystawianie faktur

Fakturę wystawiasz z poziomu systemu — z rachunku gościa, z zamówienia firmowego albo od zera. System buduje dokument w formacie wymaganym przez KSeF, wysyła go i zapisuje numer nadany przez system rządowy. Nie logujesz się do osobnego portalu i nie przepisujesz danych.

Faktura do paragonu z NIP-em działa tak samo: wybierasz sprzedaż, system dopisuje resztę.

Pobieranie faktur zakupowych

Tu dzieje się rzecz, dla której warto to włączyć. System sam sprawdza, czy w KSeF pojawiły się nowe faktury wystawione na Twoją firmę, i pobiera je.

Nie czekasz, aż dostawca wyśle PDF mailem. Nie szukasz faktury w skrzynce. Nie prosisz o duplikat, bo oryginał gdzieś przepadł. Faktura jest w systemie tego samego dnia, w którym została wystawiona.

Faktura zakupowa trafia do magazynu

Pobrana faktura to nie tylko dokument do księgowości — to lista tego, co faktycznie przyjechało i po jakiej cenie.

System rozkłada ją na pozycje i podpowiada powiązanie z kartoteką magazynową. Po zatwierdzeniu towar wchodzi na stan z ceną z tej konkretnej faktury, a nie z ceny wpisanej przy zakładaniu produktu.

Analiza kosztów

Skoro faktury zakupowe są w systemie razem ze sprzedażą, da się je zestawić bez arkusza kalkulacyjnego:

• koszt zakupów w okresie — całościowo i w podziale na dostawców,
• zmiana cen surowca w czasie — widać, który dostawca podniósł ceny i o ile,
• udział kosztu w przychodzie — dla lokalu, grupy produktowej i pojedynczego dania,
• porównanie dostawców — ten sam towar u dwóch dostawców, dwie ceny.

To dane, które i tak macie — tylko dziś leżą w segregatorze i w skrzynce mailowej, a nie w jednym zestawieniu.

Co z tego wynika w praktyce

Trzy rzeczy, które przestają zabierać czas:

1. Koniec z przepisywaniem faktur. Dokument wchodzi do systemu w tej samej postaci, w jakiej wystawił go dostawca.
2. Koniec z gubieniem faktur. Wszystkie są w KSeF, więc i w systemie — niezależnie od tego, czy ktoś przekazał wydruk.
3. Koniec z food costem liczonym z pamięci. Ceny aktualizują się same, przy każdej dostawie.

Wdrożenie

Integrację uruchamiamy przy wdrożeniu systemu albo później, na działającym lokalu. Potrzebne są uprawnienia do KSeF dla Waszej firmy — pomagamy je skonfigurować, bo to najczęstsze miejsce, w którym proces staje.

Powiązanie pozycji z faktur z kartoteką magazynową ustawiamy raz, przy pierwszych dokumentach od każdego dostawcy. Kolejne faktury system rozpoznaje już sam.

Szczegóły magazynu i liczenia kosztu opisuje strona Magazyn i kontrola kosztów, a raporty — Raporty i analizy sprzedaży.